Polityka prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 10.08.2026 r.

Serwis: ruthenia-alba.com

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

RUTHENIA ALBA Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Niekłańska 35/1, 03-924 Warszawa, Polska
KRS: 0000991859 · NIP: 1133071494 · REGON: 523106794
BDO: 000576957

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się:

e-mail: contact@ruthenia-alba.com
telefon: +48 571 513 741
korespondencyjnie: na adres siedziby wskazany powyżej.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). Funkcję punktu kontaktowego w sprawach ochrony danych pełni adres contact@ruthenia-alba.com.

2. Podstawy prawne

Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z:

Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: RODO);
ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne (w zakresie plików cookies).

3. Cele, podstawy i okres przetwarzania danych

Cel przetwarzania	Podstawa prawna (RODO)	Okres przechowywania
Odpowiedź na zapytanie przesłane przez formularz kontaktowy lub formularz zapytania ofertowego (RFQ), e-mail lub telefon	art. 6 ust. 1 lit. b (czynności przed zawarciem umowy) oraz lit. f (prawnie uzasadniony interes – obsługa korespondencji)	Do czasu zakończenia obsługi zapytania, a następnie do 12 miesięcy w celach dowodowych; w przypadku rozpoczęcia współpracy – przez okres jej trwania
Rozmowa z asystentem AI „Alba” (czat w serwisie) oraz obsługa zapytania wysłanego z czatu	art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes – obsługa zapytań i bezpieczeństwo serwisu), a po wysłaniu zapytania także lit. b (czynności przed zawarciem umowy)	Treść rozmowy nie jest utrwalana po stronie serwisu, dopóki użytkownik nie wyśle zapytania; po wysłaniu zapis rozmowy przechowywany jest wraz z zapytaniem — do 12 miesięcy (jak wyżej)
Zawarcie i wykonanie umowy (sprzedaż, dostawa techniki i części, usługi)	art. 6 ust. 1 lit. b	Przez okres trwania umowy
Realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych	art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny)	5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy
Marketing własnych produktów i usług, w tym newsletter (jeżeli funkcja jest uruchomiona)	art. 6 ust. 1 lit. f, a w zakresie komunikacji elektronicznej – odrębna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a)	Do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f	Do upływu okresów przedawnienia roszczeń
Statystyka i analityka serwisu, pliki cookies	art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) lub lit. f (cookies niezbędne)	Zgodnie z Polityką cookies

4. Asystent AI „Alba” (czat w serwisie)

W serwisie (strona główna i strony maszyn) udostępniamy czat z asystentem AI o imieniu „Alba”. Alba jest systemem sztucznej inteligencji, o czym informujemy przy rozpoczęciu rozmowy. Odpowiedzi asystenta mają charakter informacyjny i nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego; asystent nie podaje cen, a każda wycena przygotowywana jest indywidualnie przez nasz zespół. Asystent nie podejmuje wobec użytkowników żadnych decyzji wywołujących skutki prawne.

Zasady przetwarzania danych w czacie:

treść rozmowy jest przetwarzana w celu udzielenia odpowiedzi przez dostawcę modelu językowego — Anthropic PBC (USA), działającego jako podmiot przetwarzający; dostawca nie wykorzystuje treści rozmów do trenowania swoich modeli, a przechowuje je przejściowo (do 30 dni) wyłącznie w celach bezpieczeństwa;
historia rozmowy jest przechowywana lokalnie w przeglądarce użytkownika (sessionStorage) i nie jest utrwalana po stronie serwisu, dopóki użytkownik nie zdecyduje się wysłać zapytania z czatu; wraz z zapytaniem zapisujemy treść rozmowy, aby nasz zespół znał jej kontekst (okres przechowywania — jak dla zapytań, do 12 miesięcy);
asystent nie prosi o dane osobowe w oknie rozmowy; prosimy nie wpisywać w czacie danych osobowych ani informacji poufnych — dane kontaktowe podaje się wyłącznie w formularzu zapytania, wraz z akceptacją Regulaminu i niniejszej Polityki;
w celu ochrony przed nadużyciami (boty, automaty) stosujemy mechanizm Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.) oraz limity liczby wiadomości; w tym celu przejściowo przetwarzamy adres IP i techniczne sygnały przeglądarki — liczniki limitów są usuwane po upływie doby.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie, przygotowania oferty oraz zawarcia i realizacji umowy. Niepodanie danych może uniemożliwić realizację tych celów.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane:

podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi IT, hostingu, poczty elektronicznej i utrzymania serwisu, w szczególności Google Ireland Limited (Google Workspace) — w zakresie dostarczania wiadomości e-mail z formularzy kontaktowych;
dostawcom narzędzi analitycznych, w szczególności Plausible Insights OÜ (Plausible Analytics) — wyłącznie statystyka odwiedzin i po wyrażeniu zgody na pliki analityczne; zob. Polityka cookies;
dostawcy modelu językowego asystenta AI — Anthropic PBC (USA) — wyłącznie treść rozmów z asystentem „Alba” (zob. sekcja 4);
Cloudflare, Inc. (USA) — w zakresie ochrony czatu przed botami (Turnstile);
biuru rachunkowemu, doradcom prawnym i podatkowym;
firmom kurierskim i przewoźnikom – w zakresie realizacji dostaw;
producentom i partnerom handlowym – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zamówienia lub oferty;
podmiotom finansującym (partnerom leasingowym i kredytowym), w szczególności CLS Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (ul. Odolańska 17, 02-562 Warszawa) — wyłącznie w przypadku wyrażenia odrębnej zgody na przekazanie danych w celu przygotowania oferty finansowania;
organom publicznym – gdy wynika to z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora robią to na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dane przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w związku z korzystaniem z narzędzi dostawców spoza EOG (usług analitycznych, dostawcy modelu językowego Anthropic PBC lub Cloudflare, Inc. — obaj z siedzibą w USA) dojdzie do przekazania danych do państwa trzeciego, nastąpi to wyłącznie przy zapewnieniu odpowiednich zabezpieczeń, o których mowa w art. 46 RODO (m.in. standardowe klauzule umowne) lub na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Państwu prawo do:

dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
sprostowania danych (art. 16 RODO);
usunięcia danych (art. 17 RODO);
ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
przenoszenia danych (art. 20 RODO);
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO);
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO).

W celu realizacji praw prosimy o kontakt: contact@ruthenia-alba.com.

9. Prawo do skargi

Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

10. Profilowanie i automatyczne decyzje

Administrator nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na osoby, których dane dotyczą.

11. Pliki cookies

Serwis korzysta z plików cookies i podobnych technologii. Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce cookies.

12. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w serwisie ruthenia-alba.com wraz z datą ostatniej aktualizacji.