Datenschutzerklärung

Stand der letzten Aktualisierung: 10.08.2026 r.

Website: ruthenia-alba.com

1. Verantwortlicher für personenbezogene Daten

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

RUTHENIA ALBA Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Niekłańska 35/1, 03-924 Warszawa, Polen
KRS: 0000991859 · NIP: 1133071494 · REGON: 523106794
BDO: 000576957

In allen Angelegenheiten zur Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie sich wenden an:

E-Mail: contact@ruthenia-alba.com
Telefon: +48 571 513 741
schriftlich: an die oben genannte Sitzadresse.

Der Verantwortliche hat keinen Datenschutzbeauftragten (DSB) benannt. Als Kontaktstelle für Fragen zum Datenschutz dient die Adresse contact@ruthenia-alba.com.

2. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß:

Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 (nachfolgend: DSGVO);
Gesetz vom 10. Mai 2018 über den Schutz personenbezogener Daten;
Gesetz vom 18. Juli 2002 über die Erbringung elektronischer Dienstleistungen;
Gesetz vom 16. Juli 2004 – Telekommunikationsgesetz (soweit es Cookies betrifft).

3. Zwecke, Rechtsgrundlagen und Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Zweck der Verarbeitung	Rechtsgrundlage (DSGVO)	Speicherdauer
Beantwortung von Anfragen, die über das Kontaktformular oder das Formular für Angebotsanfragen (RFQ), per E-Mail oder telefonisch eingehen	Art. 6 Abs. 1 lit. b (vorvertragliche Maßnahmen) sowie lit. f (berechtigtes Interesse – Bearbeitung der Korrespondenz)	Bis zum Abschluss der Bearbeitung der Anfrage, danach bis zu 12 Monate zu Beweiszwecken; bei Aufnahme einer Zusammenarbeit für deren Dauer
Gespräch mit dem KI-Assistenten „Alba“ (Chat auf der Website) sowie Bearbeitung einer aus dem Chat gesendeten Anfrage	Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse – Bearbeitung von Anfragen, Sicherheit der Website sowie Verbesserung der Antworten des Assistenten), nach Absenden einer Anfrage zusätzlich lit. b (vorvertragliche Maßnahmen)	Den Gesprächsverlauf (Fragen und Antworten) speichern wir bis zu 12 Monate – unter einer zufälligen Gesprächskennung, ohne IP-Adresse und ohne Kontaktdaten; nach Absenden einer Anfrage verknüpfen wir den Verlauf mit der Anfrage (Dauer – wie oben)
Verbesserung der Suchfunktion der Website	Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse – Weiterentwicklung der Website)	Wir speichern ausschließlich den Inhalt von Suchanfragen, die kein Ergebnis geliefert haben – um den Katalog bzw. das Wörterbuch der Suchfunktion zu ergänzen. Ohne IP-Adresse, ohne Nutzerkennung und ohne erfolgreiche Suchanfragen. Bis zu 12 Monate
Abschluss und Durchführung des Vertrags (Verkauf, Lieferung von Technik und Ersatzteilen, Dienstleistungen)	Art. 6 Abs. 1 lit. b	Für die Dauer des Vertrags
Erfüllung steuerlicher und buchhalterischer Pflichten	Art. 6 Abs. 1 lit. c (rechtliche Verpflichtung)	5 Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem die Steuerpflicht entstanden ist
Marketing eigener Produkte und Dienstleistungen, einschließlich Newsletter (sofern die Funktion aktiviert ist)	Art. 6 Abs. 1 lit. f, im Bereich der elektronischen Kommunikation – gesonderte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a)	Bis zum Widerspruch oder Widerruf der Einwilligung
Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen	Art. 6 Abs. 1 lit. f	Bis zum Ablauf der Verjährungsfristen für Ansprüche
Statistik und Analyse der Website, Cookies	Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) oder lit. f (notwendige Cookies)	Gemäß der Cookie-Richtlinie

4. KI-Assistent „Alba“ (Chat auf der Website)

Auf der Website (Startseite und Maschinenseiten) stellen wir einen Chat mit dem KI-Assistenten namens „Alba“ bereit. Alba ist ein System künstlicher Intelligenz, worauf wir zu Beginn des Gesprächs hinweisen. Die Antworten des Assistenten dienen der Information und stellen kein Angebot im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuches dar; der Assistent nennt keine Preise, und jede Kalkulation wird individuell von unserem Team erstellt. Der Assistent trifft gegenüber den Nutzern keine Entscheidungen, die rechtliche Wirkungen entfalten.

Grundsätze der Datenverarbeitung im Chat:

Der Inhalt des Gesprächs wird zur Beantwortung durch den Anbieter des Sprachmodells verarbeitet – Anthropic PBC (USA), der als Auftragsverarbeiter tätig ist; der Anbieter verwendet die Gesprächsinhalte nicht zum Training seiner Modelle und speichert sie vorübergehend (bis zu 30 Tage) ausschließlich zu Sicherheitszwecken;
Der Gesprächsverlauf wird lokal im Browser des Nutzers (sessionStorage) gespeichert und verschwindet mit dem Schließen des Tabs;
Eine Aufzeichnung des Gesprächs – die gestellten Fragen und die Antworten des Assistenten – speichern wir zusätzlich in unserem System, um zu wissen, wonach unsere Kunden fragen, und auf dieser Grundlage die Qualität der Antworten des Assistenten sowie die Inhalte auf der Website zu verbessern. Die Aufzeichnung erfolgt unter einer zufälligen Gesprächskennung: Dabei speichern wir weder IP-Adresse, Name noch Kontaktdaten, und die Kennung ermöglicht es uns nicht, den Nutzer bei einem erneuten Besuch zu erkennen. Speicherdauer – bis zu 12 Monate;
Sendet der Nutzer eine Anfrage aus dem Chat, verknüpfen wir die Aufzeichnung des Gesprächs mit dieser Anfrage, damit unser Team deren Kontext kennt (Speicherdauer – wie bei Anfragen, bis zu 12 Monate);
Der Assistent fragt im Gesprächsfenster nicht nach personenbezogenen Daten; wir bitten, im Chat keine personenbezogenen Daten oder vertraulichen Informationen einzugeben – Kontaktdaten werden ausschließlich im Anfrageformular angegeben, zusammen mit der Akzeptanz der Nutzungsbedingungen und dieser Richtlinie;
Zum Schutz vor Missbrauch (Bots, Automaten) setzen wir Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.) sowie Nachrichtenlimits ein; dazu verarbeiten wir vorübergehend die IP-Adresse und technische Signale des Browsers – Zähler der Limits werden nach Ablauf eines Tages gelöscht.

5. Freiwilligkeit der Datenangabe

Die Angabe von Daten ist freiwillig, jedoch erforderlich, um eine Anfrage zu beantworten, ein Angebot zu erstellen sowie einen Vertrag abzuschließen und durchzuführen. Werden keine Daten angegeben, kann die Verfolgung dieser Zwecke unmöglich sein.

6. Empfänger der Daten

Daten können weitergegeben werden:

an Unternehmen, die für den Verantwortlichen IT-, Hosting-, E-Mail- und Website-Dienste erbringen, insbesondere Google Ireland Limited (Google Workspace) – im Umfang der Zustellung von E-Mails aus Kontaktformularen;
an Anbieter von Analysewerkzeugen, insbesondere Plausible Insights OÜ (Plausible Analytics) – ausschließlich Besuchsstatistik und nach Erteilung der Einwilligung für Analyse-Cookies; siehe Cookie-Richtlinie;
an den Anbieter des Sprachmodells des KI-Assistenten – Anthropic PBC (USA) – ausschließlich der Inhalt der Gespräche mit dem Assistenten „Alba“ (siehe Abschnitt 4);
Cloudflare, Inc. (USA) – im Umfang des Schutzes des Chats vor Bots (Turnstile);
an das Buchhaltungsbüro, Rechts- und Steuerberater;
an Kurierdienste und Frachtführer – im Umfang der Lieferabwicklung;
an Hersteller und Handelspartner – ausschließlich im Umfang, der für die Ausführung einer Bestellung oder eines Angebots erforderlich ist;
an Finanzierungspartner (Leasing- und Kreditpartner), insbesondere CLS Sp. z o.o. mit Sitz in Warschau (ul. Odolańska 17, 02-562 Warszawa) – ausschließlich bei gesonderter Einwilligung zur Übermittlung der Daten zur Erstellung eines Finanzierungsangebots;
an öffentliche Stellen – soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Auftragsverarbeiter, die Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiten, tun dies auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen und ausschließlich gemäß unseren Weisungen.

7. Übermittlung von Daten außerhalb des EWR

Grundsätzlich werden Daten im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) verarbeitet. Sollte im Zusammenhang mit der Nutzung von Werkzeugen von Anbietern außerhalb des EWR (Analysedienste, Anbieter des Sprachmodells Anthropic PBC oder Cloudflare, Inc. – beide mit Sitz in den USA) eine Übermittlung von Daten in ein Drittland erfolgen, geschieht dies ausschließlich unter Gewährleistung geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (u. a. Standardvertragsklauseln) oder auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission.

8. Rechte der betroffenen Personen

Ihnen steht das Recht zu:

auf Auskunft über die Daten und Erhalt einer Kopie (Art. 15 DSGVO);
auf Berichtigung der Daten (Art. 16 DSGVO);
auf Löschung der Daten (Art. 17 DSGVO);
auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
auf Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 21 DSGVO);
auf Widerruf der Einwilligung jederzeit, ohne Auswirkung auf die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte bitten wir um Kontakt unter: contact@ruthenia-alba.com.

9. Beschwerderecht

Ihnen steht das Recht zu, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde – Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt.

10. Profiling und automatisierte Entscheidungen

Der Verantwortliche trifft keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen und die gegenüber den betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

11. Cookies

Der Dienst verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Detaillierte Informationen finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

12. Änderungen der Datenschutzerklärung

Der Verantwortliche kann diese Richtlinie aktualisieren. Die aktuelle Fassung ist stets auf ruthenia-alba.com zusammen mit dem Datum der letzten Aktualisierung abrufbar.